Đếm từ file Excel cho ra số ô có chữ, số chữ (tiếng) và số ký tự của từng sheet, cùng cột chứa nhiều chữ nhất: một sheet 10 ô, mỗi ô một câu 7 chữ, báo 70 chữ và 290 ký tự. Mặc định chỉ đếm ô chữ như tên sản phẩm, mô tả, ghi chú; ô số và ngày tháng để riêng. Tệp .xlsx được đọc trên trình duyệt của bạn, không tải lên máy chủ.
Cách đếm từ file Excel khi Excel không có nút đếm từ
Excel có hàm LEN đếm ký tự trong một ô nhưng không có ô hiện số từ như Word, nên công cụ đọc thẳng nội dung các ô trong tệp.
- Mở tệp .xlsx (cả .xlsm và .xltx) ngay trong trình duyệt, lấy tên và thứ tự sheet, đánh dấu sheet ẩn.
- Đọc từng ô: ô chữ nhập tay, ô công thức trả về chữ (lấy kết quả đã lưu trong tệp), ô định dạng nhiều kiểu chữ. Phần phiên âm gắn kèm chữ bị bỏ.
- Ô số và ô ngày chỉ tính khi bạn tick “Tính cả ô chỉ chứa số”. Ô đúng/sai và ô lỗi như #N/A không bao giờ tính.
- Mỗi ô được chuẩn hoá NFC rồi đếm theo quy tắc chung của site, cộng dồn theo sheet và theo cột để tìm cột nhiều chữ nhất.
Công cụ không đọc bình luận, ghi chú ô, hình vẽ, biểu đồ và đầu trang, chân trang khi in. Quy tắc tách chữ áp dụng cho mọi công cụ nằm ở trang phương pháp đếm chữ và ký tự. Mỗi tệp tối đa 50 MB.
Ví dụ: chủ shop soát tệp đăng sản phẩm hàng loạt
Chủ shop chuẩn bị tên và mô tả cho vài trăm sản phẩm trong một tệp Excel trước khi đăng lên sàn cần biết cột mô tả dài bao nhiêu, và sheet nào còn trống.
Tệp mẫu mau.xlsx trong bộ kiểm thử có 3 sheet, cho kết quả thật như sau:
| Sheet | Nội dung | Ô có chữ | Chữ | Ký tự |
|---|---|---|---|---|
| Mô tả & giá | Cột A: 10 ô cùng một câu 7 chữ; cột B: 10 ô giá tiền | 10 | 70 | 290 |
| Khác | Ô nhập trực tiếp, ô công thức ra chữ, ô chữ đậm có phiên âm, ô đúng/sai, ô lỗi | 3 | 9 | – |
| Ẩn (sheet ẩn) | 1 ô 3 chữ | – | – | – |
| Tổng mặc định | 2 sheet, bỏ ô số và sheet ẩn | 13 | 79 | – |
| Tick “Tính cả ô chỉ chứa số” | Thêm 10 ô giá | 23 | 89 | – |
| Tick “Tính cả sheet ẩn” | 3 sheet | – | 82 | – |
Sheet đầu cho thấy cột “Cột nhiều chữ nhất” chỉ về cột A, vì cột B toàn số. Mười ô cùng nội dung được tính mười lần, dù Excel chỉ lưu câu đó một lần trong tệp. Ở sheet “Khác”, ô đúng/sai và ô #N/A không làm tăng số chữ.
Với tệp đăng sản phẩm thật, tôi hay tick “Tính cả ô chỉ chứa số” một lần để so: nếu số chữ nhảy vọt, tệp đang có nhiều cột giá, tồn kho, mã vạch, và con số mặc định mới phản ánh đúng lượng chữ cần viết hoặc cần dịch. Độ dài tên từng sản phẩm so với giới hạn của sàn thì kiểm bằng đếm ký tự Shopee.
Trường hợp đặc biệt: ô gộp, số lưu dạng chữ, tệp .xls
Ô gộp chỉ được tính một lần, vì Excel lưu nội dung ở ô góc trên bên trái của vùng gộp.
Mã sản phẩm như 00123 hay số điện thoại mà Excel lưu dạng chữ (thường có dấu nháy đơn phía trước hoặc ô định dạng Text) được coi là ô chữ và tính 1 chữ ngay cả khi không tick ô số. Ngược lại, ngày tháng là số trong Excel, nên mặc định không tính.
Tệp .xls (Excel 97–2003) chưa đọc được. Mở bằng Excel hoặc Google Sheets rồi lưu thành .xlsx; tệp .csv thì dùng công cụ đếm file văn bản thô. Bảng tính trên Google Sheets cần tải xuống dạng .xlsx trước khi thả vào.
Công thức trả về chữ được tính theo kết quả lưu lần cuối trong tệp. Tệp do phần mềm khác xuất ra đôi khi không lưu sẵn kết quả công thức; khi đó ô ấy trống với công cụ. Mở và lưu lại bằng Excel là đủ.
Một chênh lệch hay gặp khi so với hàm LEN: chữ tiếng Việt dán từ một số trang web hoặc phần mềm khác có thể ở dạng tổ hợp, “ệ” gồm nhiều mã, nên LEN ra số lớn hơn. Công cụ chuẩn hoá NFC trước nên “ệ” luôn là 1 ký tự.
Công cụ liên quan
- Đếm từ file CSV, TXT khi dữ liệu xuất ra dạng .csv thay vì .xlsx, đếm nội dung từng ô.
- Đếm ký tự online để kiểm một ô mô tả dán ra, có số ký tự có và không có dấu cách.
- Xoá khoảng trắng thừa làm sạch mô tả copy từ nhiều nguồn trước khi dán lại vào tệp.
- Tính phí dịch thuật khi tệp Excel là bảng chuỗi giao diện hoặc danh mục sản phẩm cần gửi dịch.
Câu hỏi thường gặp
Excel có đếm số từ như Word không?
Không có sẵn. Excel chỉ có hàm LEN đếm ký tự trong ô, kể cả dấu cách; muốn đếm từ phải tự viết công thức đếm dấu cách cho từng ô rồi cộng lại. Đếm từ file Excel bằng công cụ ở trên cho kết quả theo từng sheet mà không cần công thức nào.
Có đếm được nhiều sheet cùng lúc không?
Có. Công cụ đọc mọi sheet trong tệp, mỗi sheet một dòng trong bảng, kèm dòng tổng. Sheet ẩn hiện nhãn “ẩn” và mặc định không cộng vào tổng; tick “Tính cả sheet ẩn” để cộng. Nút “Tải CSV” xuất bảng kèm cột nhiều chữ nhất của từng sheet.
Ô chứa số và ngày tháng có được tính không?
Mặc định không, vì phần lớn người cần số chữ để viết hay dịch, mà giá, tồn kho, ngày tháng không phải việc đó. Tick “Tính cả ô chỉ chứa số” để mỗi ô số tính 1 chữ. Mã sản phẩm lưu dạng chữ thì luôn được tính.
Đếm từ file Excel có tính chữ trong công thức không?
Không tính bản thân công thức, chỉ tính kết quả dạng chữ mà công thức trả về và đã lưu trong tệp. Công thức ra số được xem như ô số. Nếu vừa sửa dữ liệu mà chưa lưu, hãy lưu tệp trước để kết quả công thức được cập nhật.
Tệp Excel có dữ liệu khách hàng có an toàn không?
Tệp không rời máy bạn. Trình duyệt giải nén và đọc các ô tại chỗ, không gửi lên máy chủ, không lưu lại khi đóng trang. Dù vậy, với dữ liệu nhạy cảm, tôi vẫn khuyên xoá cột thông tin cá nhân trước khi đếm, đơn giản vì bạn không cần chúng cho việc này.
Căn cứ và nguồn
- Count characters in cells in Excel — Microsoft Support: hàm LEN đếm chữ cái, chữ số, ký hiệu và mọi dấu cách; SUM kết hợp LEN cho nhiều ô.
- ECMA-376 / ISO/IEC 29500 (Office Open XML, phần SpreadsheetML): cách tệp .xlsx lưu ô chữ, ô số, công thức và sheet ẩn.
- TCVN 6909:2001, bộ mã tiếng Việt Unicode dạng dựng sẵn: lý do chuẩn hoá NFC trước khi đếm ký tự.
Kiểm tra: 16/09/2026. Số chữ trong bảng tính phụ thuộc nhiều vào việc ô nào được tính, nên hãy ghi rõ tuỳ chọn đã dùng khi gửi con số cho người khác.