Xử lý văn bản là những việc làm sạch và chuyển đổi mà ai làm văn phòng cũng gặp: văn bản copy từ PDF bị ngắt dòng, danh sách khách hàng trùng tên, cần viết số tiền bằng chữ trên hoá đơn. Nhóm này có 14 công cụ, mỗi công cụ làm một việc và cho kết quả sẵn sàng sao chép. Chúng hiểu chữ Việt: sắp xếp đúng thứ tự a, ă, â, đ và đổi hoa thường đúng Đ, Ư, Ơ.
Văn bản gốc không bị thay đổi; kết quả nằm ở ô riêng để bạn so trước khi dùng.
Xử lý văn bản copy từ PDF, Word và web
Văn bản dán từ nơi khác thường mang theo khoảng trắng thừa, dòng bị ngắt giữa câu và ký tự vô hình.
Nhân viên văn phòng dán đoạn hợp đồng từ PDF nên chạy nối dòng bị ngắt trước, rồi xoá khoảng trắng thừa. Danh sách email hay tên sản phẩm có dòng lặp đi qua xoá dòng trùng, còn nhiều chỗ cần sửa giống nhau thì tìm và thay thế xử lý nhiều cặp cùng lúc, có hỗ trợ biểu thức chính quy.
Công cụ xử lý văn bản không có nút “Tính”: kết quả đổi ngay khi bạn gõ hoặc bật tắt tuỳ chọn, cạnh đó là số ký tự đã xoá hay số dòng đã bỏ để bạn biết công cụ vừa làm gì. Muốn làm nhiều bước, sao chép kết quả của công cụ này dán sang công cụ kia.
Chuyển đổi chữ Việt không làm hỏng dấu
Nhiều công cụ tiếng Anh xử lý chữ Việt sai: sắp “đ” sau “z”, viết hoa “ư” thành ký tự lạ, cắt đôi chữ có dấu.
Giáo viên xếp danh sách lớp dùng sắp xếp dòng theo bảng chữ cái tiếng Việt. Người đặt đường dẫn bài viết dùng bỏ dấu tiếng Việt để tạo slug, và công cụ này cho biết tin nhắn sau khi bỏ dấu tốn mấy tin SMS. Kế toán viết số tiền trên chứng từ dùng đổi số thành chữ, chọn được “lẻ” hay “linh”, “tư” hay “bốn” theo cách đọc quen.
Người đăng chuỗi bài trên Threads hay X chia bài dài bằng cắt văn bản theo ký tự, không đứt giữa chữ. Designer cần văn bản mẫu có nghĩa thì tạo lorem ipsum tiếng Việt đúng số chữ. Tôi xếp chữ đậm, nghiêng Unicode cho Facebook vào nhóm này kèm cảnh báo rõ: chữ có dấu không đổi được và trình đọc màn hình đọc sai.
Xử lý văn bản xong, đếm lại bằng đếm từ hoặc kiểm tra độ dài trong nhóm giới hạn ký tự trước khi đăng.